TestingUy: gratis para los asistentes, ¿cómo lo logramos?

Este año es la 5ta edición del TestingUY, un evento que ha crecido mucho en estos años, consagrándose como el evento de testing más grande en toda América Latina. En este post quiero hacer algo parecido a lo que vi en este post de Katrina, donde mostró los números del evento que ella organiza. Me parece interesante que todos los que nos interesa y disfrutamos del TestingUY tengamos noción de cómo nos manejamos los que lo organizamos para lograr que el evento sea gratuito. De esta forma tal vez entre todos podemos ver cómo colaborar para tener un evento aún mejor.

Organizadores

Este evento se hace posible gracias a las horas destinadas a la organización del mismo por parte de cuatro empresas: Abstracta, CES, GXC e Infragistics. Es un evento sin fines de lucro. Es gratuito y lo que buscamos es al menos no tener que poner plata. Desde el año pasado, por Abstracta, también está colaborando activamente Sara Martínez.

Durante los días del evento, generalmente aparecen colaboradores espontáneos que nos dan una gran mano con la logística. ¡Muchas gracias a todos ellos también!

Venue

Además de los sponsors que brindan apoyo económico, este es el segundo año que Antel nos brinda su casa de manera gratuita para poder realizar el evento (antes era la Facultad de Ingeniería quien nos proporcionaba el espacio). Este año ya tenemos confirmado en Antel para el día de conferencias (aún estamos viendo si contaremos con los salones para los workshops).

Difusión del Evento

Contamos con el apoyo de muchas empresas y organizaciones para la difusión, lo cual tiene un impacto en el crecimiento del número de asistentes.

Si querés leer más del evento podés hacerlo viendo algunos posts que ya publiqué, como este que resumí un poco el evento del año pasado, o este que comenté sobre los principales números del evento. También en algunos de los posts muy buenos que hizo en su blog otra de las organizadoras, Claudia Badell, aquí (contando la historia) y aquí (sobre los meetups que hacemos cada dos meses aproximadamente).

Show me the money

La siguiente tabla pretende dar una idea del balance de cada uno de los años del evento. A su vez podrán ver en qué se ha invertido el dinero que se consiguió en cada año. Verán que muchas veces nos sobra un poco, lo cual solemos invertirlo en comida para los meetups durante el año, o si aún sobra, lo utilizamos en el siguiente evento. También me gusta ver cómo va creciendo el evento en cuanto a cantidad de asistentes.

Una anécdota del primer año, en el que pueden ver que el excedente fue cero, es que el mismo día del evento se confirmó un último sponsor, con lo cual pudimos comprar bizcochos para el coffee break, de otro modo solo tomábamos café y agua 🙂

Año	Excedentes (U$S)	Origen Ingresos	Egresos	Asistentes
2014	0	100% Sponsors Salón – Fing	Sitio web Coffee breaks Merchandizing	211
2015	209	100% Sponsors Salón – Fing	Sitio web Coffee breaks Merchandizing	218
2016	929	100% Sponsors Salón – Fing	Sitio web Diseño gráfico Coffee breaks Grabación Traducción simultánea Merchandizing Regalos speakers Eventos sociales	270
2017	2881	25% Sponsors 25 % Ventas curso RST 50 % apoyo ANII para traer referente internacional Salón – Antel	Fee Michael Bolton Viáticos Sitio web Coffee breaks Fotos y grabación Traducción simultánea Merchandizing Regalos speakers Eventos sociales	320
2018	-10.000	55 % Sponsors 30 % Venta curso Derk 15 % Organizadores Salón – Antel	Fee Derk-Jan de Grood Viáticos Asistente coordinación Sitio web Coffee breaks Fotos y grabación Traducción simultánea Merchandizing Regalos speakers Eventos sociales

Este año aún nos falta un poco de fuerza para conseguir el dinero para cubrir los costos, y por eso te recuerdo que estamos en la búsqueda de sponsors:

Diferencia Eventos en Otras Regiones

Me resulta impresionante ver la diferencia de realidades que tenemos acá con respecto a lo que comenta Katrina con respecto a la conferencia que ella organiza en Nueva Zelanda. La gran diferencia es que ellos cobran entrada, donde al inicio solo representaba la mitad de los ingresos, y sobre el último año representó casi el total. Estas diferencias las he notado muchísimo viajando a Estados Unidos, he tenido la oportunidad de ir a varias conferencias. Estas conferencias son enormes, van miles de personas y realizan cosas impresionantes, pero hay que tener en cuenta que para asistir muchas veces hay que pagar más de dos mil dólares… Es otra cabeza, es otro negocio, son otras posibilidades.

Aparte de esto último, realmente me encanta ver que el evento siga ganando fuerza. Con orgullo y sin falta de humildad, me gusta mencionar que es el más grande de América Latina, es gratis, y ocurre en Montevideo. Me encanta que Abstracta sea uno de los organizadores de tal evento desde el comienzo.

Eventos en la Región

Otra cosa que me agrada ver es que desde el año pasado han ganado fuerza eventos similares en otros países, tanto en el formato evento como en el formato meetup. Así es que vemos en la vecina orilla el evento Argentesting (donde el año pasado di mi primera keynote) y el grupo TestingAR (donde hace un tiempo di una charla sobre performance), por otra parte está el Testing Day Chile y el Testing Day Bolivia. También un poco más al norte, tenemos Testing CR en Costa Rica.

Uno de los sueños que teníamos para este año, pero que está complicado que suceda por falta de recursos económicos, es poder hacer streaming para todos los países de habla hispana, promoviendo así la colaboración y el compartimiento de información entre todas las comunidades de testing.

Diversidad

También me alegra un montón ver que en el evento hemos podido contar siempre con diversidad de oradores, de distintas procedencias, y casi en igual proporción de hombres y mujeres, cosa que hoy está por suerte tomando cada vez más relevancia también en el mundo del testing.

Pay to Speak

Cada vez hay más conferencias que apuntan a evitar que los speakers no tengan que pagar por hablar. Esto esto, que les cubren ciertos costos, para que de esa forma sea más fácil para ellos, ya que ya están tomando la decisión de invertir de su tiempo, al menos no tienen que invertir, además, dinero.

Por otro lado hay grandes personalidades del testing que tienen un fee bastante elevado.

En lo personal me gustaría apuntar dos objetivos para TestingUY relacionados a esto:

• A que logremos que los speakers no tengan que pagar para hablar (no solo los referentes y conocidos por todos, sino cualquiera que tiene una propuesta y es aceptada).
• A que no se paguen fees a grandes personalidades del testing, sino que estas personas vengan por el simple hecho de colaborar con la comunidad (cubriendo todos sus costos por supuesto).

Algo relacionado a esto comentó Giulliana en un tweet hace un tiempo:

Di taller en @testingUY y @argentesting pagué mi pasaje, estadía y no sólo no cobré sino que apoyé con $ son eventos geniales, son gratis y me gusta apoyar a la Comunidad. No sólo veo fuera de lugar pagar 10.000 dólares a un gurú sino que lo veo injusto para los demás oradores ? https://t.co/ASqQI78io2

— Giulliana (@giulliana_psv) December 6, 2017

Claro que todo esto se vuelve muy complicado en el “modelo de negocio” que tenemos hoy, donde los ingresos solo provienen de Sponsors, y los costos de traer gente del exterior son muy altos.

¿Qué ideas se te ocurren?